Veiledning til forskriften:
Kapittel 1 Dokumentasjon av
regnskapssystemet
Kapittel 2 Utfyllende regler om enkelte av de
avtaler som skal registreres
Kapittel 3 Registrering av inntekter og kostnader
Kapittel 4 Ajourhold
Kapittel 5 Dokumentasjon
Kapittel 6 Oppbevaring og sikkerhetskopiering
Kapittel 7 Særlige regler for enkelte bransjer
Kapittel 8 Ikrafttredelse
Kapittel 1 Dokumentasjon av regnskapssystemet
§ 1-1 Dokumentasjon av regnskapssystemet
Bestemmelsen fastslår blant annet at dokumentasjon av
regnskapssystemet skal inneholde en oversikt over typer transaksjoner og
andre disposisjoner som er registreringspliktige for den
regnskapspliktige, herunder intern ressursanvendelse og avtaler.
Bestemmelsen utfyller bestemmelsen i § 2-5 i regnskapsloven om at det
skal foreligge dokumentasjon som beskriver regnskapssystemet og hvordan
det kan etterprøves. Bestemmelsen i § 1-1 gir ikke en uttømmende
opplisting av hvilke transaksjoner mv. som er registreringspliktige, med
krever at den regnskapspliktige, som en del av dokumentasjonen av
regnskapssystemet, utarbeider en oversikt over hvilke typer transaksjoner
mv. som den regnskapspliktige selv anser er registreringspliktige etter
regnskapsloven.
Kapittel 2 Utfyllende regler om enkelte av de avtaler
som skal registreres i regnskapssystemet
I kapittel 2 gis det utfyllende regler om enkelte av de avtaler som
skal registreres i regnskapssystemet.
Plikten til å registrere avtaler i regnskapssystemet følger av
regnskapsloven § 2-1. Bestemmelsene i kapittel 2 er ikke uttømmende i
forhold til å angi hvilke avtaler som er registreringspliktige. Den
regnskapspliktige må selv vurdere hvilke avtaler som "har betydning
for størrelsen og sammensetningen av den regnskapspliktiges eiendeler,
gjeld, inntekter eller kostnader", og som dermed er
registreringspliktige, i henhold til lovens ordlyd.
Kapittel 3 Registrering av inntekter og kostnader
§ 3-1 Bytte av eiendeler og tjenester
Bestemmelsen fastslår at bytte av eiendeler eller tjenester skal
registreres som kjøp og salg.
Bestemmelsen presiserer at bytte av eiendeler eller tjenester skal
behandles som to transaksjoner, et kjøp og et salg for hver av partene.
§ 3-3 Registrering av lønn mv. på hver motpart
Bestemmelsen fastslår at lønn og andre oppgavepliktige ytelser, samt
forskuddstrekk og påleggstrekk, skal spesifiseres på motpart, og gir nærmere
regler om hvilke opplysninger som skal registreres.
Kravene i bestemmelsen er ikke til hinder for at opplysninger som nevnt
registreres i et eget lønns- og personalsystem eller lignende som inngår
i regnskapssystemet etter regnskapsloven § 2-2.
Kapittel 4 Ajourhold
§ 4-1 Kontante inn- og utbetalinger
Bestemmelsens første ledd fastslår at kontante inn- og utbetalinger så
vidt mulig skal registreres samme dag de finner sted.
Bestemmelsen innebærer et krav om at den regnskapspliktige skal
tilrettelegge regnskapssystemet slik at kontante inn- og utbetalinger
registreres samme dag de finner sted. Formuleringen "så vidt
mulig" fanger opp tilfeller der uforutsette grunner gjør at
registreringen må utsettes til den påfølgende dagen.
Bestemmelsens annet ledd ivaretar hensynet til regnskapspliktige som
benytter ekstern regnskapsfører. Slike regnskapspliktige kan samle opp
bilag mv. til ekstern regnskapsfører som foretar registreringen innen de
frister for rapportering som for øvrig følger av regnskapsregelverket.
§ 4-3 Lønn
Bestemmelsen fastslår at lønn mv. skal registreres senest på
utbetalingstidspunktet.
Bestemmelsen er ikke til hinder for at lønn registreres i "lønningsbok"
eller lignende som utgjør en del av regnskapssystemet etter
regnskapsloven § 2-2, jf. også forskriften § 3-3.
Kapittel 5 Dokumentasjon
§ 5-3 Særlig om dokumentasjon ved kontantsalg
Bestemmelsens annet ledd fastslår at dokumentasjonen av kontantsalg
sammenholdt med daglig opptelling av kassabeholdning skal dateres og
signeres av den som har foretatt opptelling av kassabeholdning og at
eventuelle differanser skal forklares.
Bestemmelsen er ikke til hinder for at dokumentasjonen kan dateres og
signeres elektronisk, dersom den regnskapspliktige har et
tilfredsstillende system for dette, og som for øvrig oppfyller
regnskapslovens og forskriftens krav, herunder kravet til
sikkerhetskopiering i forskriften § 6-2.
Bestemmelsens femte ledd fastslår at også forhåndsnummererte
billetter regnes som daterte, forhåndsnummererte salgsbilag etter
regnskapsloven § 2-3 fjerde ledd annet punktum. Bestemmelsen gjelder altså
for regnskapspliktige som ikke er registreringspliktige etter
merverdiavgiftsloven § 28 første ledd.
Slike forhåndsnummererte billetter vil typisk kunne benyttes i
forbindelse med konserter, idrettsstevner eller lignende arrangementer.
Flybilletter eller lignende vil således typisk ikke omfattes av denne
bestemmelsen.
§ 5-4 Særlige regler om registrering og dokumentasjon av
kontantsalg for regnskapspliktige etter regnskapsloven § 1-2 annet ledd
som driver ambulerende, sesongbetont virksomhet mv.
Bestemmelsen fastslår at kravene i regnskapsloven § 2-3 fjerde ledd første
punktum og annet punktum og forskriften § 5-3 ikke gjelder for
regnskapsspliktige som kun har regnskapsplikt etter regnskapsloven § 1-2
annet ledd og som driver ambulerende, sesongbetont virksomhet eller som
kun sporadisk foretar kontantomsetning, og som ikke har kontantomsetning
over 3 ganger folketrygdens grunnbeløp i løpet av et regnskapsår for så
vidt gjelder denne virksomheten. Disse regnskapspliktige kan registrere
kontantbetaling fortløpende i forhåndspaginert, innbundet bok.
Med ambulerende virksomhet menes virksomhet som ikke drives fra fast
utsalgssted. Med sesongbetont virksomhet menes virksomhet som kun drives
deler av regnskapsåret. Departementet legger til grunn at denne
bestemmelsen typisk vil være praktisk for visse typer omsetning i
landbruket. Eksempler på ambulerende, sesongbetont, virksomhet vil være
salg av frukt, bær og grønnsaker langs veien om sommeren, salg av juletrær,
salg av fisk eller lignende fra båt osv. i sesongen. Bestemmelsen krever
i utgangspunktet at begge vilkårene skal være oppfylt samtidig.
Departementet legger til grunn at salg av frukt, bær og grønnsaker fra
egen åker eller frukthage vil omfattes av unntaket, selv om salgsstedet i
dette tilfellet kan ligge fast gjennom sesongen.
Unntaket fra kravet om registrering på kassaapparat gjelder også for
regnskapspliktige etter regnskapsloven § 1-2 annet ledd som kun sporadisk
foretar kontantomsetning. Eksempler på slik virksomhet vil typisk være håndverkere
som fra tid til annen selger varer ved siden av å utføre tjenester.
I begge tilfeller begrenses unntaket av bestemmelsen om at omsetningen
på årsbasis knyttet til slik ambulerende og sesongbetont eller sporadisk
virksomhet ikke overstiger 3 ganger folketrygdens grunnbeløp for så vidt
gjelder denne delen av virksomheten. Virksomhet som drives i større skala
enn dette, må oppfylle lovens og forskriftens krav til kassaapparat mv.
Departementet legger til grunn at beløpsgrensen på 3 ganger
folketrygdens grunnbeløp gjelder omsetning eksklusive avgifter.
§ 5-5 Dokumentasjon ved kontantkjøp
Bestemmelsen fastslår at dersom det ved kontantkjøp er utstedt
kassakvittering, skal kjøper oppbevare denne sammen med eventuell annen
dokumentasjon.
Bestemmelsen omtaler oppbevaringsplikt dersom det er utstedt flere
typer dokumentasjon. Bestemmelsen er ikke til hinder for at
kassakvittering alene er tilstrekkelig dokumentasjon, forutsatt at de
opplysninger som regnskapsloven krever fremgår av kassalappen.
§ 5-6 Uttak av eiendeler og tjenester til veldedige og
allmennyttige institusjoner og organisasjoner
Bestemmelsen fastslår blant annet at dokumentasjon ved uttak av
eiendeler og tjenester fra den regnskapspliktiges virksomhet til bruk som
gave til veldedige og allmennyttige institusjoner og organisasjoner skal
attesteres av den regnskapspliktiges revisor, eventuelt leder eller annet
medlem av styret eller lignende ledelsesorgan, dersom uttaket overstiger 2
ganger folketrygdens grunnbeløp.
Departementet legger til grunn at beløpsgrensen på 2 ganger
folketrygdens grunnbeløp gjelder virkelig verdi beregnet eksklusive
avgifter.
§ 5-11 Dokumentasjon av varelager
Bestemmelsen gir regler for dokumentasjon av varelager og fastslår
blant annet at varelagerlisten skal dateres og signeres av den som har
foretatt vareopptellingen.
Bestemmelsen er ikke til hinder for at varelagerlisten kan føres,
dateres og signeres elektronisk, dersom den regnskapspliktige har et
tilfredsstillende system for dette, og som for øvrig oppfyller
regnskapslovens og forskriftens krav, herunder kravet til
sikkerhetskopiering i forskriften § 6-2.
Kapittel 6 Oppbevaring og sikkerhetskopiering
§ 6-1 Oppbevaring
Bestemmelsen fastslår at regnskapsmateriale og regnskapsdata skal
oppbevares på et medium som opprettholder lesekvaliteten i hele
oppbevaringsperioden.
Bestemmelsen legger ingen føringer med hensyn til valg av
oppbevaringsmedium. Det er derfor behov for en bestemmelse som sikrer at
regnskapsopplysninger kan leses i hele oppbevaringsperioden. Den
regnskapspliktige må også sørge for at valg av oppbevaringsmedium medfører
at regnskapslovens og forskriftens øvrige krav oppfylles.
Kapittel 7 Særlige regler for enkelte bransjer
§ 7-2 Dokumentasjon av inntekt for regnskapspliktige som driver
taxi- (drosjebil-) næring
Bestemmelsen fastslår blant annet at dokumentasjon av opplysninger ved
taksameterberegning kan skje enten ved at opplysningene lagres i
taksameteret, slik at det til enhver tid kan skrives ut en skiftlapp for
hvert skift, eller ved at det ved det for hvert skift skrives ut daterte
nummererte skiftlapper. Skiftlappene skal fortløpende nummereres av
systemet og inneholde løyvenummer og taksameterets serienummer. Det gis
videre regler for hvilke opplysninger som skal fremgå av skiftlappen.
Skiftlapper skal signeres fortløpende med fullt navn av skiftets sjåfør
og påføres sjåførens fødselsnummer.
Bestemmelsen er ikke til hinder for at skiftlapper kan lagres og
signeres elektronisk, dersom den regnskapspliktige har et
tilfredsstillende system (taksameter) for dette og for øvrig oppfyller
regnskapslovens og forskriftens krav, herunder kravet til
sikkerhetskopiering i forskriften § 6-2.
Kapittel 8 Ikrafttredelse
§ 8-1 Ikrafttredelse
Bestemmelsens annet ledd fastslår at plikten til å dokumentere
inntekter med daterte nummererte summeringsstrimler eller tilsvarende
rapport etter disse bestemmelsene for virksomheter som per 1. januar 1999
ikke har kassaapparat, terminal eller annet likeverdig system som gir
tilfredsstillende salgsdokumentasjon i henhold til denne forskrift § 5-3,
trer i kraft med virkning fra 1. januar 2000.
Departementet viser til at det ved fastsettelse av forskriften er vist
til § 5-4 i forskriften. Den riktige bestemmelsen er altså § 5-3.
Bestemmelsen i § 8-2 gjelder bare for regnskapspliktige som har tatt i
bruk ny regnskapslovs kapittel 2 fra 1. januar 1999, og ikke for
regnskapspliktige som benytter seg av muligheten til å følge gammel
regnskapslovs kapittel 2 i hele overgangsperioden frem til 1. januar 2001.
Departementet vil understreke at den regnskapspliktige må velge å følge
enten ny eller gammel lovs kapittel 2. Når det gjelder
unntaksbestemmelsen knyttet til bruk av kassaapparat, har departementet
vurdert at regnskapspliktige som ønsker å ta i bruk ny lovs kapittel 2
ikke skal være forhindret fra dette selv om de ikke har skaffet til veie
det nødvendige utstyr for registrering av kontantsalg som ny regnskapslov
krever. |